Como economizar dinheiro com a automatização de processos

Desde um ambiente industrial até escritórios, negócios de diferentes portes e áreas de atuação podem ganhar lucratividade ao aderirem à prática. Automatizar e informatizar operações significa assumir maior controle sobre o fluxo produtivo.

A automatização de processos gera economia porque não existe mágica para reduzir alguns zeros das contas corporativas. Na verdade, diversos fatores se inter-relacionam para coibir desperdícios de dinheiro na vida organizacional.

Antecipe e solucione problemas

Pense na quantidade de vezes que o seu time ficou impossibilitado de exercer obrigações por algum imprevisto. Como exemplo, citamos indisponibilidades sistêmicas em momentos críticos: apresentação de propostas, fechamento da folha, entrega de um projeto.

Um programa com a licença expirada, infestações por vírus e até mesmo computadores sobrecarregados podem ter culpa nestas situações.

Ao automatizar o monitoramento da rede local, será possível identificar a probabilidade de tais problemas acontecerem e solucioná-los com antecedência. Você não queima fichas com seus stakeholders pelo descumprimento de prazos ou pagamento de multas, por exemplo.

Estamos falando em aplicar bloqueios, definir regras e contar com uma central de alertas para não depender de constante supervisão humana.

Elimine o índice de retrabalho

A coleta de dados consiste em um ponto-crítico para a automatização de processos. Sem dúvida, tarefas como a checagem de estoque e o preenchimento de planilhas estão suscetíveis ao erro. Por mais comprometido que seja o colaborador, a precisão com que ele registrará essas informações nunca será 100%.

O que acontece no final do mês, quando os números não batem, é que alguém precisa voltar para a mesma atividade e começá-la do zero. Você está dedicando o dobro – às vezes o triplo – do tempo que um robô levaria a incumbência. Isso gera frustração nos envolvidos e, em última instância, ocupa valiosas horas da sua força de trabalho.

Escale atividades rotineiras

Quando nos deparamos com uma atividade que demanda recorrência diária, ou ainda semanal, vale a pena automatizar.

Para ilustrar, considere a evolução do controle de ponto. Tratava-se de uma atividade massante, na qual cada funcionário anotava seus horários de entrada e saída em um livro. Tanto o empregado quanto o empregador foram poupados com o ponto eletrônico.

A questão aqui é ganhar produtividade no cotidiano, seja na esteira da fábrica ou nos processos administrativos. Como consequência, você será capaz de escalar a quantidade de atendimentos ou o número de vendas, multiplicando resultados.

Acompanhe resultados em tempo real

Todo empresário de sucesso dirá que, antes de acertar, você precisa ter falhado e aprendido com seus erros. Porém, em um mercado altamente globalizado e competitivo, não podemos mais nos dar ao luxo de realizar testes lentos. É necessário responder rápido diante de conflitos, no intuito de corrigir aquilo que não está funcionando.

Uma das grandes vantagens dos processos automatizados reside na possibilidade de cruzar informações agilmente. Você adquire métricas confiáveis para a tomada de decisão, visualizando o impacto das suas iniciativas em tempo real e ajustando-as conforme necessário.

Reduza custos operacionais

Talvez o item mais óbvio desta lista, a redução de custos operacionais é amplamente visada pelos gestores. De fato, toda a atividade humana exigirá mão de obra qualificada e despenderá recursos corporativos. Adicione ainda gastos com segurança, deslocamentos, treinamentos e ferramentas na equação.

Com processos automatizados, sua empresa desempenha as mesmas funções sob custos reduzidos e garante a continuidade das operações. Menos pausas e interrupções que se refletem nos prazos de entrega.

Além disso, a prática contribui para que você encontre oportunidades de otimizar seus investimentos. A gestão de ativos em um banco de dados centralizado tornam mais evidente as movimentações financeiras da empresa.